Microsoft Access 2007

  Access 2007 presenta numerose differenze rispetto le versioni precedenti:

• Nuova interfaccia grafica con una barra multifunzione, molto simile al nastro delle altre applicazioni.

• Nuova finestra introduttiva.

• Nuovi modelli predefiniti

• Barra di accesso rapida.

• Documenti disposti a schede.

• Ordinamento e filtri avanzati.

• Visualizzazione layout a pile e tabulare.

• Creazione rapida di oggetti come tabelle.

• Nuova visualizzazione del foglio dati.

• Formato RTF per i campi memo.

• Campi multivalore.

• Maschere divise.

• Macro incorporate.

• Supporto a Sharepoint Services

• Tipo di dati Allegato per la memorizzazione di immagini, file di Office o qualsiasi altro tipo di file.

• Collaborazione con Outlook 2007 per lo scambio di dati.

Lanciando Access 2007 si osserva subito la novità della schermata di inizio:

La schermata, come si vede, ha un aspetto grafico accattivante, forse un po' poco serioso, ma mette subito in evidenza la novità dei nuovi modelli da cui partire per l'autocomposizione del database. Ovviamente sarà possibile scegliere un database vuoto o aprirne uno esistente.

Scegliendo Database vuoto verrà chiesto dove salvarlo (prima differenza dalle versioni precedenti: il nome file proposto non è più "db1" ma "Database1") e si aprirà la finestra del foglio dati:

La modalità proposta di default è simile a quella di Access XP/2003 di creazione di una tabella attraverso l'inserimento dei dati. Ovviamente passando alla "Visualizzazione struttura" apparirà la più consueta e funzionale finestra di struttura della tabella, nella quale potranno essere definiti i campi:

Anche in questa finestra si notano gli indubbi miglioramenti dell'interfaccia con la "barra multifunzione". Come detto questa ha una funzionalità molto simile al nastro di Word, Excel e Powerpoint, pur con qualche piccola differenza.

Il menu "Home" propone i comandi di formattazione del testo, copia ed incolla, aggiornamento, copia e eliminazione di record, ordinamento e filtri e i comandi di ricerca:

In "Crea" è possibile creare e gestire maschere, report, query, tabelle e macro. Ogni funzione presenta comandi specifici ben ordinati e subito disponibili con un solo click:

In "Dati esterni" è possibile importare dati da fonti quali database Access, cartelle Excel, elenchi Sharepoint, file di testo o XML ed esportarli in tali formati. E', altresì, possibile inviare email e collegarsi ad un server Sharepoint:

nel menu "Strumenti del database" è possibile attivare l'editor VisualBasic, creare e gestire macro, creare e modificare relazioni, spostare dati verso server SQL o altri database, gestire tabelle separate, crittografare dati:

"Foglio dati", infine, permette una veloce gestione dei campi e delle relazioni, avendo sotto mano i principali comandi:

Creazione di una maschera o di un report

Creare una maschera  o un report in Access 2007, almeno per semplici database, può essere un'operazione che si compie con un solo clic nel menu "Crea" al pulsante "Maschera". La maschera verrà creata all'istante se subito disponibile per l'inserimento dei dati. Stessa procedura per la creazione di un report (pulsante "Report").

Passando alla "Visualizzazione struttura" nella "barra multifunzione" appariranno tutti i comandi di modifica:

e al menu "Disponi" altri comandi per la disposizione degli oggetti presenti nella maschera o nel report:

In questo nastro è di particolare rilievo il comando "Finestra delle proprietà" che fa apparire, in una colonna a destra, tutte le proprietà dell'oggetto attivo:

Creazione di una query

La creazione di una query sostanzialmente non è difforme da quella esistente in Office XP/2003, sia in "modalità struttura" che in "creazione guidata". Anche in questo caso la presenza di un nastro apposito facilita molto il lavoro:

 Altre funzioni

Come detto molte sono le funzioni innovative di Access e, anche in questo caso, solo l'utilizzo le farà conoscere nei dettagli. Una, ritengo, sia abbastanza utile: la funzione "Calendario per l'inserimento di date". In altre parole, in una maschera, quando vi è un campo data, si avrà vicino al punto di inserimento una icona cliccando la quale apparirà un calendario per la scelta della data:

Non è certo una funzione innovativa, visto che moltissimi siti Web la presentano da anni, ma senz'altro utile.

Conclusioni

Per concludere, uno sguardo al nuovo formato di file. Non più il formato .MDB delle versioni precedenti, ma il nuovo formato .ACCDB, che diviene .ACCDE nei database in sola lettura.

Le principali novità di tale formato sono:

• I campi multivalore: I campi multivalore sono progettati per semplificare la gestione di quelle situazioni in cui si desidera selezionare e memorizzare più di un'opzione senza dover creare una struttura di database più avanzata.

• Tipo di dati allegato: consente di memorizzare tutti i tipi di documenti e file binari inclusi nel database senza che ciò comporti un aumento eccessivo delle dimensioni del database. Gli allegati vengono automaticamente compressi allo scopo di risparmiare spazio.

• Integrazione con Outlook 2007 e Sharepoint services: i file di Access XP/2003 vengono bloccati di default  da SharePoint Services e Outlook poiché possono contenere codice non sicuro. Il nuovo formato è pergettamente supportato.

• Cronologia del campo memo: il campo memo, ora utilizzabile anche in formato RTF, può contenere una cronologia delle modifiche apportate nel tempo.