Quote di stampa: come limitare le stampe inutili

E' noto che quando non si paga direttamente una cosa è brutta abitudine abusarne.

Questo accade nelle reti scolastiche per le stampe, quando gli studenti, ma anche i docenti, hanno libero accesso alle stampanti.

Limitare e monitorare le stampe, al fine di restare nel budget prefissato, è una politica di buon senso, ma difficilmente applicabile se non attraverso l'uso di un programma dedicato.

Diversi sono i programmi che permettono di assegnare quote di stampa e di monitorare ciò che viene stampato. Uno dei più semplici da utilizzare, e non molto costoso, è Papercut Quota.

Papercut Quota, prodotto dalla software house australiana PaperCut Software Pty Ltd, risponde in modo soddisfacente alle richieste di un amministratore di rete scolastica. Infatti consente:

• Assegnare quote ad utenti o gruppi di utenti
• Definire il costo di ogni tipo di stampa
• Gestire diverse stampanti
• Informare gli utenti del raggiungimento della quota ed impedire loro stampe ulteriori
• Monitorare le stampe per giorno o utente

La gestione del programma è del tutto intuitiva e alla portata di chiunque.

Papercut al lavoro

Papercut è in grado di gestire qualsiasi stampante pubblicata in Active Directory, quindi connessa ad un qualsiasi print server. Come è noto può fungere da print server un qualsiasi computer che esegua Windows 2000/2003 Server, Windows 2000 Professional o Windows XP Professional.

Anche le stampanti di rete possono essere gestite, ma devono essere pubblicate in AD tramite il print server.

L'installazione del programma è semplicissima ed al termine è possibile provvedere alla configurazione.

La prima operazione è quella di inserire le stampanti da gestire, operazione semplicissima in quanto Papercut trova subito le stampanti pubblicate.

A questo punto è possibile definire i gruppi e gli utenti per assegnare loro le quote. Anche in questo caso l'integrazione con AD è completa, per cui si caricano istantaneamente gruppi globali

 ed utenti del dominio.

Dopo questa semplice operazione si può definire se l'utente deve sottostare alle quote, oppure avere "libertà di stampa". Il lucchetto aperto nell'elenco indica, appunto, gli utenti liberi.

A questo punto si possono configurare le quote di stampa e indicare il plafond spendibile da ciascun utente.

Infatti Papercut non usa delle quote generiche di stampa, ma consente di definire diverse tipologie di stampa, per dimensione, colore, fronte/retro.

Ad esempio è possibile definire un costo virtuale di 1 € (lo so, è molto elevato, ma virtuale, ma ho dovuto fare così in quanto nella versione provata non sono riuscito a inserire i centesimi) per una stampa A4 in bianco e nero, un surplus di 1 € per una stampa A3, uno costo maggiorato per le stampe a colori ed un piccolo sconto per le stampe fronte/retro.

E' anche possibile definire dei divieti specifici,a d esempio basati sul nome o sull'estensione del file, ad esempio per evitare di stampare immagini o pagine HTML:

La sezione riguardante i rapporti delle attività è completa e consente di visualizzare e salvare, anche in formato Access, sia in sequenza temporale per ciascuna stampante:

sia per utente:

ed anche come log completo delle attività:

Come si vede, per ogni stampa è indicato il programma che l'ha lanciata, il titolo del documento ed il costo detratto.

Qualora un utente rimanesse senza crediti l'Amministratore può decidere una "ricarica" a propria scelta ed, eventualmente, azzerare il contatore:

Papercut Quota comprende anche un tool Web con il quale l'utente può verificare il proprio credito:

E' anche possibile installare sui client una piccola applicazione che mostrerà sempre il credito residuo:

E non è finita.... Papercut Quota, qualora nella rete sia installato un proxy server, permette anche di definire quote per la navigazione Internet basata sul tempo trascorso ovvero sui megabyte di traffico.

In definitiva Papercut Quota è un prodotto estremamente interessante per una rete scolastica, tenuto anche conto che una licenza da 500 a 1000 utenti costa 440 € per il printer charge e 800 € per printere e Internet charge.

Nel sito del produttore  http://www.papercut.biz/lang/italian.htm è scaricabile una versione di prova completa per 40 giorni. Il programma è in inglese, anche se l'interfaccia Web è tradotta anche in italiano.